基本機能だけで作る！会議を効率的に進めるレシピをご紹介
「基本機能だけで作る！」シリーズの第3回目では、会議を効率化するソリューションの構築方法をご紹介します。
会議を効率化するためにするべきことは、次の3つです。
- 事前に確認できる内容を共有する
- 議事録を簡単に作成し、共有する
- 会議の結果を受けて「何を、誰が、いつまでに」を決める
TeamPage にはこれらを網羅する基本機能が備わっています。その基本機能をどう組み合わせて使うのかがわかれば、他のことにも色々と応用が効きますよ。
会議を効率化するには
材料（使用する機能）やレシピ（設定方法）のご紹介の前に、「会議を効率化するためにするべきこと」を少しばかり掘り下げてみます。
事前に確認できる内容を共有する
事前に担当者の間で確認・決定できることはできるだけ済ませてしまいましょう。会議ではその結果を参加者全員と共有するようにすれば、会議の場であれこれと話し合う時間を省けます。
また、アジェンダには提案事項・討議事項を簡潔に列記し、どのようなことを話し合う予定なのかが参加者に伝わるようにします。
議事録を簡単に作成し、共有する
議事録を書くのは意外と時間がかかって面倒なものですよね。
事前にアジェンダが用意されていれば、それを編集したり追記したりすることで議事録に仕上げられるので、作成にかかる時間を大きく短縮できます。
会議の結果を受けて「何を、誰が、いつまでに」を決める
会議で発生したタスクは、会議で話し合われた内容とリンクさせて登録できることが大切です。リンクすることで「会議の結果→タスク」の流れや理由が明確になりますし、会議の結果（議事録）を見ればリンクしているタスクの進捗をすばやく把握できます。
タスクの進捗がすばやく把握できることにより、次回の会議では、よくありがちな「あの件、あれからどうなったの？」の確認時間を省けます。「前回の議事録にぶら下がっているタスクを見てください」で済むからです。
材料（使用する機能）
それでは、いよいよ TeamPage で会議の効率化ソリューションを作りましょう。次の材料（機能）を使います。
- スペース ... 会議の予定を投稿するスペース（「部屋」のようなもの）を作ります。
- 予定投稿機能 ... 会議スケジュールを「予定記事」として投稿します。
- タグ付け機能 ... 予定にタグを付けてカテゴリー分けできるようにします。
- コメント機能 … 議案や討議事項をコメントとして追加します。
- セクション機能 ... 色々な条件で TeamPage に投稿された「記事」を分類し、取り出します。
- ダッシュボード機能 ... セクションを壁新聞のように並べてチームメンバーと共有します。
レシピ（設定方法）
新しいスペースを作る
ここでは「会議室」という新しいスペースを作り、そこに会議の予定と討議内容を登録（投稿）することにします。
もちろん、部署ごとや業務ごとに、営業、人事、◯◯支部…ようにスペースに分け、それぞれのスペースで会議予定や討議内容を登録しても良いのですが、ここでは説明をわかりやすくするため、新しく独立したスペースを作って説明します。
前回の記事で紹介した手順と同じく、[セットアップ] > [新規スペースの作成] から新しいスペースを作成します。
「会議室」スペースが作成され、このスペースのダッシュボード画面が表示されます。
画面の上部には「セットアップ アシスタント」が表示されますが、不要なのでバツ印アイコンをクリックして閉じましょう。
会議の予定を登録（投稿）する
ダッシュボードの「会議」セクション
ダッシュボードには、「最新の投稿」「会議」「未解決の問題」「報告」…といったセクションがデフォルトで作成されます。「セクション」とは、新聞紙面の「○○コーナー」に当たるもので、特定の条件で投稿された記事、タスク、予定などを集めて表示する機能です。
この中の「会議」セクションには、「会議」タグが付けられた予定が集められるように設定されており、最初から会議のスケジュールや議案を共有できるようになっています。せっかくなのでこれを使うことにしましょう。
セクションの「追加」ボタン
新しい会議の予定を投稿（登録）するには、「会議」セクションの「追加」ボタンをクリックしてください。
「新しい予定」の作成フォームが表示されますので、タイトル、日時、参加者などを記入・選択します。
左下の「予定の送信」ボタンをクリックして投稿します。
登録（投稿）された予定の確認
登録された会議の予定は「会議」セクションに新着として表示されます。
また、「カレンダー」タブに切り替えても確認できます。
事前に確認できる内容を共有する
会議の予定を編集し、担当者間での確認・決定事項などをアジェンダとして書き込みましょう。
予定を編集するのではなく、コメントとしてぶら下げることができます。
よく「編集して書き込むのとコメントとしてぶら下げるのと、どちらが良いのですか」と質問されることがあるのですが、答えは「どちらでもOK」です。お好みの方を選んでいただければと思います。
議事録を簡単に作成し、共有する
TeamPage では記事だけでなく各段落にも階層的なコメントができます。
この機能により、会議で出た意見や問題などを、アジェンダの適切な位置にコメントとして追加できます。
会議中にコメント登録していくだけで、会議が終了する時点で議事録が完成してしまいます。もう議事録の作成に時間をかける必要はありません。
会議の結果を受けて「何を、誰が、いつまでに」を決める
各段落に登録できるものはコメントだけではありません。タスクも登録できます。
下図のように、「何を、誰が、いつまでに」をタスクとして登録していきましょう。
どんなことが話し合われて、その結果どのようなタスクが生じて、誰がいつまでにフォローアップするのかが明確になりますね。
まとめ
以上、TeamPage の基本的な機能である、セクション、予定登録、編集、コメント、タスク登録などを組み合わせて、会議のアジェンダや議事録の共有サイトを構築する方法をご紹介しました。
会議のお知らせ〜アジェンダの共有〜会議中の議事録作成〜フォローアップまでを TeamPage の一箇所で網羅できます。スペースを複数に分けて使えばさらに可能性が広がります。
当社では、この、編集やコメントやタスク登録などで会議の記録を活用するやり方を「アクティブ議事録」と呼んでいます。お時間のある方は是非こちらの記事もご覧いただければ幸いです。
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